Huishoudelijk reglement

Hier vind je het huishoudelijk reglement der faculteitsvereniging Awaz

Laatst gewijzigd op: 25 februari 2015

Hoofdstuk 1: Leden

Artikel 1.1: Lidmaatschap

In aanmerking voor het lidmaatschap komen allen die zijn ingeschreven als student of werkzaam zijn aan de faculteit der Filosofie, Theologie en Religiewetenschappen. Wanneer men niet voldoet aan deze eis beslist het bestuur over het al dan niet toelaten als lid. (Art.3, lid 1 Statuten).
Personen die aan de FFTR hebben gestudeerd kunnen jaarlijks lid blijven zijn als alumni.
De contributie voor één verenigingsjaar bedraagt €10,00.
Het verenigingsjaar is gelijk aan het academisch jaar en is opgedeeld in twee semesters gelijk aan de semesters van het academisch jaar. (Art. 1, lid 4 Statuten).
De contributie kan betaald worden contant bij de registratie of giraal overgemaakt op de bankrekening van de vereniging (NL90 INGB 0004910383).
Een persoon is pas volledig lid als de naam, het studentnummer en het e-mailadres correct zijn doorgegeven én de contributie is betaald. Alleen dan mag men gebruik maken van alle aspecten van lidmaatschap.
Leden hebben als verplichting te handelen in overeenstemming met de statuten en het huishoudelijk reglement. (Art. 4, lid 1b Statuten).
Leden met een studentnummer vallen onder studentleden.
Leden met een docent-/medewerkernummer, alumnileden en andere leden vallen onder donateurs.
Donateurs hebben alle rechten van lidmaatschap, behalve het stemrecht.

Artikel 1.2: Beëindiging van het lidmaatschap

Het lidmaatschap eindigt bij:
1. Overlijden van het lid.
2. Opzegging door het lid.
3. Opzegging door de vereniging.
4. Ontzetting. (Art. 3, lid 3 Statuten)
5. Aan het eind van het verenigingsjaar.
Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts schriftelijk geschieden bij het bestuur met inachtneming van een opzeggingstermijn van ten minste vier weken voor ingang van het eerstvolgende semester. (Art. 3, lid 4 Statuten).
Opzegging door de vereniging kan slechts geschieden wegens wanbetaling. Opzegging geschiedt door het bestuur. (Art. 3, lid 5 Statuten).
Ontzetting kan slechts geschieden wanneer een lid handelt in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. Ontzetting geschied door het bestuur. (Art. 3, lid 5 Statuten).
Een besluit tot ontzetting moet de betrokkene binnen één week per aangetekend schrijven worden medegedeeld, onder opgaaf van redenen en met vermelding van de datum van het besluit en van de beroepsmogelijkheden. (Art. 3, lid 6 Statuten).
Tegen een besluit tot opzegging of ontzetting kan beroep worden aangetekend bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Een dergelijk beroep dient door de betrokkene binnen één maand na ontvangst van het besluit ter kennis van het bestuur te worden gebracht. Gedurende de beroepstermijn is het lid geschorst. (Art. 3, lid 7 Statuten).
Een ontzet lid kan slecht opnieuw tot het lidmaatschap van de vereniging worden toegelaten door een besluit van de algemene ledenvergadering. (Art. 3, lid 8 Statuten).
Voor iedere opzegging of ontzetting geldt dat het lid de verenigingsbijdrage tot het einde van het lopende semester verschuldigd blijft. (Art. 3, lid 9 Statuten).

Artikel 1.3: Aspecten van het lidmaatschap

Studentleden hebben stemrecht tijdens de algemene leden vergadering. (Art. 5, lid 2 Statuten).
Leden mogen gebruikmaken van de Awaz-kamer (E14.18).
Leden mogen deelnemen aan alle activiteiten die door de vereniging georganiseerd worden.

Artikel 1.4: de algemene leden vergadering (alv)

De alv staat open voor alle leden en vergadert ten minste één maal per verenigingsjaar. (Art. 5, lid 1 Statuten).
De alv is bedoeld om de leden te informeren over zaken binnen de vereniging (jaarplan, organisatie van activiteiten e.d.), om leden opheldering te geven over deze zaken als er vragen en opmerkingen zijn, en te stemmen over zaken die de vereniging an sich aangaan (wijzigen van het HR, de statuten, het bestuur).
In de alv is ieder lid gemachtigd tot het uitbrengen van één stem. (Art. 5, lid 2 Statuten).
Een lid kan een ander lid machtigen tot het uitbrengen van zijn stem tijdens de alv.
Een lid mag naast zijn eigen stem maximaal twee machtigingen hanteren.
Het bestuur kan de alv op ieder moment schriftelijk bijeenroepen, maximaal veertien dagen voor de te houden vergadering. (Art. 5, lid 3 Statuten).
Een alv kan ook bijeengeroepen worden door de leden, mits minstens 10% van de leden dit noodzakelijk acht. Bij een tekort beslist het bestuur, in ogenschouw van de aangedragen punten, tot bijeenroepen van de alv.
Elk lid mag een agendapunt toevoegen, mits twee andere leden dit steunen.
Elk lid mag om een stemming vragen, mits 10% van de aanwezigen dit steunen.
Een stemming mag alleen betrekking hebben op zaken die de vereniging alleen als zodanig aangaan (bijvoorbeeld statuten, huishoudelijk reglement, grote structurele hervormingen), leden als zodanig aangaan (bijvoorbeeld contributie, rechten van leden), of om het zittende bestuur af te zetten.
Voor een geldige stemming moet 15% van alle leden aanwezig zijn.
Een stemming binnen de alv wordt aangenomen bij meerderheid (>50%) van de stemmen.
Als er geen enkel bezwaar is, kan gestemd worden met handopsteken. Is er wel bezwaar of heeft de stemming betrekking op personen, dan geschiedt er een gesloten stemming met stembriefjes die geteld worden door een aan te stellen telcommissie bestaande uit twee leden die niet behoren tot het bestuur, de aanwezigen die de stemming hebben aangevraagd of indien van toepassing de personen waar de stemming betrekking op heeft.
Tegen een besluit van de alv kan geen beroep worden aangetekend. (Art. 5, lid 4 Statuten).
Indien een besluit van de alv in strijd is met de statuten, is het ongeldig. (Art. 5, lid 5 Statuten).

Hoofdstuk 2: Bestuur

Artikel 2.1: Vormgeving

Het bestuur van de vereniging bestaat uit ten minste drie personen welke onder zich verdelen de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester. (Art. 6, lid 1 Statuten).
De bestuursleden worden door de algemene ledenvergadering benoemd uit de leden van de vergadering voor de duur van één verenigingsjaar. De algemene ledenvergadering stelt het aantal bestuursleden vast. (Art. 6, lid 2 Statuten).
De benoeming van bestuursleden geschiedt tijdens een alv die maximaal 10 werkdagen vanaf de start van het verenigingsjaar gehouden dient te worden; of dat in het geval van een voortijdig aftredend bestuurslid zo spoedig mogelijk bijeen wordt geroepen.
Ieder lid mag zich verkiesbaar stellen.
Het bestuur zoekt actief naar kandidaatsbestuursleden en mag deze voordragen op de alv.
Leden stellen zich in functie verkiesbaar.
Leden kunnen zich verkiesbaar stellen tot uiterlijk twee weken voor de alv.
Uiterlijk één week voor de alv worden de kandidaatsbestuursleden schriftelijk (per mail) bekend gemaakt aan alle leden.
De benoeming van bestuursleden geschiedt via gesloten stemming met stembiljetten die geteld worden door een telcommissie bestaande uit één lid dat niet verkiesbaar is en niet in het aftredend bestuur plaats had.
Voor een geldige stemming moet 15% van alle leden aanwezig zijn. Verkiesbare leden vallen buiten dit quotum.
Leden die zich verkiesbaar hebben gesteld zijn uitgesloten van stemming.
Een verkiesbaar lid wordt benoemd als bestuurslid bij meerderheid van de stemmen (>50%).

Artikel 2.2: Decharge van het bestuur

Decharge vindt plaats in de alv waarin het nieuwe bestuur benoemd zal gaan worden.
Aan het zittend bestuur moet eerst decharge verleend zijn, alvorens de stemming over een nieuw bestuur kan beginnen.
Nadat het (financieel) jaarverslag is besproken zal de alv via een stemming laten weten decharge te verlenen van het zittend bestuur en hiermee aan te geven dat haar taken voltooid zijn en overgedragen kunnen worden aan een nieuw in te stellen bestuur.
De decharge van het zittend bestuur geschiedt via gesloten stemming met stembiljetten die geteld worden door een telcommissie bestaande uit één lid dat niet in het zittend bestuur plaats heeft of zich verkiesbaar heeft gesteld.
Voor een geldige stemming moet 15% van alle leden aanwezig zijn. Leden van het zittend bestuur vallen buiten dit quotum.
Leden van het zittend bestuur zijn uitgesloten van stemming.
Decharge wordt verleend bij meerderheid van de stemmen (>50%).
Wanneer de alv geen decharge verleent, zal er geen nieuw bestuur ingesteld kunnen worden (andere agendapunten die hier niet aan gerelateerd zijn kunnen wel door gaan); en zal het zittend bestuur de redenen voor het niet verlenen van decharge ter kennis aannemen, deze problemen oplossen en vervolgens een nieuwe alv organiseren.

Artikel 2.3: Aftreden van bestuursleden

Een bestuurslid kan binnen zijn bestuursjaar aftreden indien:
1. De omstandigheden hem daartoe dwingen.
2. De algemene ledenvergadering daartoe besluit (Art. 6, lid 3 Statuten).
Een voornemen tot voortijdig aftreden van het bestuurslid zelf wordt altijd eerst besproken in een bestuursvergadering met opgaaf van reden.
Na voortijdig aftreden van een bestuurslid wordt gezocht naar een vervangend lid. Dit verloopt volgens Artikel 2.1, lid 3,5,8-12 van het HR.

Artikel 2.4: Taken van het bestuur

De taken van het bestuur bestaan uit:
1. Het besturen van de vereniging overeenkomstig haar doelstellingen.
2. Het opstellen van een begroting.
3. Het vertegenwoordigen van de vereniging.
4. Het bijeenroepen van de algemene ledenvergadering, het voorzitten van de algemene ledenvergadering en het toezien op de uitvoering van haar besluiten. (Art. 6, lid 4 Statuten).

Hoofdstuk 3: Middelen

Artikel 3.1: Financiële middelen

De vereniging heeft een bankrekening bij ING (NL90 INGB 0004910383) en een contante kas in de bestuurskast.
De financiële middelen worden verkregen door ledencontributies, donaties en subsidies van de FFTR.

Artikel 3.2: De penningmeester

De financiële middelen van de vereniging worden beheerd door de penningmeester.
Ignace de Haes is op papier de penningmeester van de vereniging; de taken van de penningmeester worden echter overgedragen aan de (daadwerkelijke) penningmeester in het bestuur.
Wel brengt de penningmeester regelmatig verslag uit aan Ignace de Haes.
Alleen Ignace de Haes en de penningmeester hebben toegang tot de financiële middelen en gegevens hiertoe.
De penningmeester houdt de doorlopende boekhouding bij.
De penningmeester maakt aan het begin van het jaar een jaarbegroting en deze moet goedgekeurd worden door het verenigingsbestuur en Ignace de Haes.
De penningmeester presenteert aan de alv het financieel jaarverslag.

Hoofdstuk 4: Activiteiten en commissies

Artikel 4.1: Commissies

Een commissie is een groep leden die vrijwillig een reeks van activiteiten, een reguliere activiteit of een individuele uitzonderlijke activiteit organiseert. Commissies vormen een verlengstuk van het bestuur.
Commissies worden door het bestuur ingesteld en het bestuur blijft eindverantwoordelijk en kan in principe alle beslissingen van commissies herroepen binnen de daarvoor gestelde termijnen.
Wanneer een nieuwe commissie wordt samengesteld, of er komen plaatsen vacant in bestaande commissies dan wordt dit bekend gemaakt en kunnen in principe alle leden zich aanmelden. Commissies mogen zelf de in huns inziens beste kandidaat uitkiezen en voordragen. Nieuwe commissies kunnen door zichzelf gevormd worden en door het bestuur ingesteld, of actief door het bestuur gezocht en samengesteld worden.
In het geval van reguliere activiteiten, behoudt zowel de commissie als het bestuur zich het recht om het jaarplan te wijzigen, maar uiterlijk 30 dagen vóór de desbetreffende geplande activiteit; waarbij er altijd enige vorm van vergadering is tussen het bestuur en de commissie waarin de redenen voor de wijziging worden besproken en gezocht wordt naar een zo goed mogelijke uitwerking van de wijziging.

Artikel 4.2: De Borrelcommissie en de Awaz-borrel

De borrelcommissie bestaat maximaal uit vijf leden. Een bestuurslid fungeert als contactpersoon tussen bestuur en borrelcommissie en is zoveel mogelijk bij vergaderingen aanwezig. Het streven is om een eerstejaars in de borrelcommissie te hebben.
De borrelcommissie heeft een eigen kas en een eigen penningmeester.
De penningmeester wordt in consensus gekozen uit de borrelcommissie.
De taak van de borrelcommissie is het organiseren van de maandelijkse borrel.
Van commissieleden wordt verwacht dat zij er zijn tijdens de borrels en de voorbereidingen; mocht iemand hier incidenteel om allerlei redenen niet aan kunnen voldoen, dan wordt dit besproken binnen de borrelcommissie.
Wanneer een commissielid voor langere tijd (>2 maanden) om structurele en planbare redenen zijn taken niet uit kan voeren, dan wordt er eventueel gezocht naar een tijdelijke vervanger.
In principe is de maandelijkse borrel op de tweede woensdag van de maand, van 17.00-21.45 in de Koffiehoek (E15).
De borrelcommissie bepaalt de prijzen van de aangeboden drankjes en versnaperingen.
Voor leden is het eerste reguliere drankje gratis. De borrelcommissie behoudt zich het recht om drankjes die buiten het normale aanbod vallen, niet in aanmerking te laten komen als gratis drankje.
Leden van de borrelcommissie drinken in principe gratis, maar wordt om een bijdrage naar eigen inzicht gevraagd.
Het bestuur beslist over verzoeken om financiële ondersteuning.

Artikel 4.3: De Kascommissie

De kascommissie bestaat uit minimaal twee gewone leden die worden verkozen door de algemene ledenvergadering. (Art. 7, lid 1 Statuten).
De kascommissie wordt benoemd voor één verenigingsjaar. (Art. 7, lid 2 Statuten).
De kascommissie wordt met een stemming benoemd in de alv aan het begin van het verenigingsjaar.
Leden van het bestuur mogen geen zitting hebben in de kascommissie.
De kascommissie is belast met het controleren van het financieel jaarverslag en het verslag over haar bevindingen uitbrengen aan de algemene ledenvergadering. (Art. 7, lid 3 Statuten).

Artikel 4.4: Algemene activiteiten

Alle leden mogen deelnemen aan alle activiteiten die door de vereniging worden georganiseerd.
Activiteiten kunnen opengesteld worden aan niet-leden. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om promotie voor mensen die misschien lid willen worden, leden van zusterverenigingen, samenwerkingsverenigingen of studenten van aanverwante opleidingen. Leidend is dat er niet expliciet verenigingsgeld aan niet-leden wordt uitgegeven. Het bestuur beslist of activiteiten opengesteld worden en wat hierbij de voorwaarden zijn.
In principe organiseren bestuursleden activiteiten voor de vereniging.
Met goedkeuring van het bestuur mogen leden zelf ook activiteiten voor de vereniging organiseren, mits deze activiteiten in lijn zijn met de statuten en doelstelling van de vereniging.
De organisatoren maken een werkplan voor de activiteit.
De penningmeester maakt voor elke activiteit een begroting.
De activiteit zal alleen doorgang vinden als zowel het werkplan als de begroting is goedgekeurd door het bestuur.

Hoofdstuk 5: Huishoudelijk Reglement

Artikel 5.1: Vormgeving

Het huishoudelijk reglement wordt opgesteld door het bestuur en dient te worden goedgekeurd door de algemene ledenvergadering met een meerderheid van stemmen. (Art. 8, lid 1 Statuten).
Het huishoudelijk reglement voorziet in bepalingen met betrekking tot:
1. Inrichting en beheer van de vereniging.
2. Rechten en verplichtingen van de leden.
3. Vergaderingen en besluitvorming van het bestuur, van de algemene ledenvergadering en de vertegenwoordiging van de leden daarin.
4. Het verlenen van gehoor.
5. Commissies.
6. Geschillen. (Art. 8, lid 2 Statuten)
Waar het Huishoudelijk Reglement niet expliciet in voorziet, beslist het bestuur. Vervolgens wordt gekeken of het Huishoudelijk Reglement moet worden herzien.

Artikel 5.2: Wijziging van het huishoudelijk reglement

Wijzigingen van het huishoudelijk reglement geschieden bij besluit van de alv.
Het huishoudelijk reglement wordt gewijzigd bij een meerderheid (>50%) van stemmen.
Zowel het bestuur als de leden kunnen voorstellen indienen voor wijziging van het huishoudelijk reglement.
Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement kunnen schriftelijk (per mail) ingediend worden bij het bestuur, ten minste één week voor de algemene ledenvergadering.
Het bestuur behoudt zich het recht om, na verwerping, mondelinge amendementen op het voorstel om het huishoudelijk reglement toe te staan.
Amendementen worden behandeld tijdens het ter tafel brengen van het betreffende voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement en worden eerst behandeld voordat overgegaan wordt tot stemming over het amendement betreffende het artikel.
Indien het bestuur besluit te stemmen over een mondeling of schriftelijk amendement:
1. Moet er al gestemd zijn over het voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement, en moet dit verworpen zijn.
2. Moet dit amendement duidelijk geformuleerd aan de alv voorgelegd worden.